Podpisywanie umowy ze swoją spółką - jak zrobić to dobrze?
Kancelaria Pewnie → Podpisywanie umowy ze swoją spółką – jak zrobić to dobrze?
R. pr. Kinga Fajbuś
Ekspertka w zakresie umów, tworzenia i reorganizacji spółek oraz obsługi korporacyjnej.
Istnieją tematy, które wracają do naszej Kancelarii jak bumerang. Tematy, które stanowią problem tak samo powszechny dla prezesów posiadających swoją pierwszą świeżutką spółkę, jak i dla tych, którzy spółki prowadzą od wielu lat. Tematy, które jeśli nie zostaną zauważone w odpowiednim momencie, mogą spowodować duże kłopoty i kosztowne konsekwencje.
Jednym z takich tematów jest brak prawidłowej reprezentacji spółki z o.o. w umowach z członkami jej Zarządu.
W aktach niejednokrotnie widzieliśmy:
Co je łączyło? We wszystkich tych umowach reprezentacja Spółki była nieprawidłowa.
Wszystkie z tych mogły zostać uznane za nieważne tj. w uproszeniu – nieistniejące.
Art. 210 kodeksu spółek handlowych stanowi zasadę, że w umowie pomiędzy Spółką a członkami jej Zarządu, należy ustanowić pełnomocnika, który pełni swoistą rolę strażnika chroniącego interes Spółki. Ustawodawca uznał, że istnieje zagrożenie, że w takiej umowie członek Zarządu mógłby bardziej chronić własny interes niż interes Spółki- na przykład ustalić dla siebie korzystniejszą cenę lub warunki umowy.
Błędna reprezentacja w umowach pomiędzy Spółką a członkiem Zarządu to nie jest formalność, którą można pominąć, a potem „naprawić” zwykłą zgodą wspólników. Naruszenie art. 210 kodeksu spółek handlowych może prowadzić do nieważności umowy, a sposób uporządkowania sytuacji zależy od rodzaju umowy i okoliczności określonego przypadku.
To zależy oczywiście od rodzaju umowy, ale konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze, niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać.
Weźmy za przykład umowę o pracę, na którą Spółka otrzymała dofinansowanie. Jeżeli okaże się, że umowa została zawarta z naruszeniem art. 210 KSH, problemem może być nie tylko brak prawidłowo nawiązanego stosunku pracy i konieczność uporządkowania rozliczeń z ZUSem. W zależności od okoliczności i warunków przyznanego dofinansowania może pojawić się również obowiązek zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami.
I co ważne – problem nie musi pojawić się dopiero wtedy, gdy między wspólnikami albo członkiem Zarządu powstanie konflikt.
Nieprawidłowa reprezentacja może zostać zauważona również przez podmiot trzeci. Na przykład ubezpieczyciel, który latami bezproblemowo pobierał składkę, w sytuacji konieczności wypłaty odszkodowania weryfikuje dokumentację i stwierdza, że zmiany dokonane umową cesji nie miały miejsca i wypłata odszkodowania może nastąpić tylko na starych- mniej korzystnych – zasadach.
Prawidłowość reprezentacji umów może także zostać zakwestionowana w toku kontroli. ZUS i organy podatkowe mogą badać prawidłowość umów zawieranych pomiędzy Spółką a członkami jej Zarządu, a w tym zakresie istnieje już bogate orzecznictwo.
Jak tego uniknąć?
Przede wszystkim – zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę, sprawdź, czy wśród stron, które ją zawierają jest Spółka oraz członek jej Zarządu.
Jeżeli tak, nie można podpisać jej w imieniu Spółki według zwykłych zasad reprezentacji.
Jeżeli w Spółce działa Rada Nadzorcza – to ona reprezentuje Spółkę przy zawieraniu takiej umowy.
Jeżeli Rady Nadzorczej nie ma – Zgromadzenie Wspólników powinno powołać pełnomocnika do reprezentowania Spółki.
To ważne rozróżnienie, które w codziennym działaniu okazuje się często mało intuicyjne i trudniejsze do automatycznego zastosowania niż zasada: umowy nie możesz podpisać „z samym sobą”, gdzie czerwona lampka zaświeci się najpóźniej podczas składania drugiego podpisu na jednej umowie.
Spółki nie reprezentuje inny członek Zarządu.
Ani prokurent.
Ani też pełnomocnik wybrany przez Zarząd.
Przed zawarciem umowy musi zostać podjęta uchwała Zgromadzenia Wspólników o wyborze pełnomocnika.
Art. 210 kodeksu spółek handlowych może wyglądać jak drobny formalny wymóg. W praktyce jedna pominięta uchwała może jednak oznaczać problemy, które pojawią się dopiero po latach. Dlatego zanim podpiszesz umowę ze swoją Spółką, zatrzymaj się na chwilę. Zadbanie o prawidłowe podpisy pod umową może być znacznie prostsze niż późniejsze porządkowanie skutków błędnej reprezentacji.