Zawieranie umów

Jaka jest alternatywa?

Alternatywa to zawieranie umów za pomocą internetu. Jednak decydując się na takie rozwiązanie musisz pamiętać o dwóch ważnych kwestiach:

• są takie umowy, które muszą być zawarte w szczególnej formie – np. akt notarialny, który wyklucza działanie na odległość;
• niektóre umowy z kolei muszą dla swojej ważności być zawarte w formie pisemnej.

Forma pisemna, wbrew nazwie może nie być wcale pismem (kartką papieru). Jeżeli więc przepisy prawa dla ważności umowy wymagają zachowania formy pisemnej, może ona zostać zastąpiona formą elektroniczną – do jej zachowania wymagane jest złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (np. plik pdf zawierający treść umowy, który zostatał opatrzony podpisem kwalifikowanym).

Uwaga! Takim podpisem nie jest EPUAP. Chodzi o podpis, który możesz sobie wykupić na określony czas np. Sigilium Sign  lub Szafir 2.0.

A jak to wygląda w praktyce?

Umowę na odległość możesz zawrzeć na kilka sposobów:

• po prostu się dogadać, bez podpisywania czegokolwiek – pamiętaj tylko, że w razie nieporozumień, opóźnień w płatnościach itp. znacznie trudniej będzie nam bronić Twojego interesu;
• uzgodnić warunki współpracy wymieniając wiadomości np. maile – nie jest to rozwiązanie doskonałe, bo tak długo, jak warunki współpracy nie są spisane w formie umowy, nigdy do końca nie wiadomo na co się strony umówiły. Brzmi to dziwnie? Uwierz, że tak jest. Obyś nie musiał się nigdy przekonywać, jak uciążliwe może być ustalanie co miał na myśli autor maila.
• przesyłając podpisany skan dokumentu – w porównaniu do dwóch wcześniejszych sposobów ten jest najbezpieczniejszy, bo koniec końców powstaje dokument, w którym spisujecie warunki współpracy – minusy tego rozwiązania w porównaniu do klasycznej formy pisemnej to niemożność weryfikacji autentyczności podpisu i tożsamości osoby, która umowę podpisała oraz brak kontroli nad ostatecznie podpisaną treścią umowy.

Czy istnieje lepsze rozwiązanie?

Kompleksowe rozwiązanie w tym zakresie proponuje Autenti, czyli platforma internetowa świadcząca tzw. usługi zaufania, które gwarantują jednolite traktowanie podpisów elektronicznych i dokumentu elektronicznego w całej Unii Europejskiej, nadając im moc prawną.

Platforma ta w ramach świadczonych usług oferuje trzy rodzaje podpisów e-podpis Autenti, zaawansowany e-podpis Autenti oraz kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny podpisowi odręcznemu.

A zatem możesz jej użyć do podpisywania wszystkich umów, które nie wymagają ingerencji notariusza:

• jeśli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności należy podpisać ją podpisem kwalifikowanym;
• z kolei e-podpis Autenti i zaawansowany e-podpis Autenti obsłużą pozostałe umowy.

Jakie są plusy tego rozwiązania?

• Autenti zweryfikuje za Ciebie tożsamość drugiej strony;
• za pomocą Autenti dokumenty podpisywać mogą także obcokrajowcy nieposiadający polskiego podpisu elektronicznego;
• w ramach usługi Autenti możliwe jest przedstawienie kontrahentowi zarówno oferty jak i przesłanie umowy do podpisu – każdy dokument jest śledzony a jego dostarczenie, odczytanie i podpisanie przez drugą stronę jest na bieżąco raportowane – co pozawala dokładnie uchwycić moment akceptacji oferty i zawarcia umowy;
• Autenti posiada też mechanizm do wykrywania wprowadzanych w dokumencie zmian, co pozwala na kontrolę nad tym, czy obie strony podpisały dokument tej samej treści – będziesz w stanie wykazać, czy doszło do nieautoryzowanej i nieuprawnionej zmiany (przerobienia) danego dokumentu, czy zachował swoją integralność;
• Autenti w ramach świadczonych usług wydaje specjalne potwierdzenie podpisania określonego dokumentu (Karta Podpisów), które stanowi dokument wydany przez zaufaną stronę trzecią, a jednocześnie dostawcę usług zaufania, który może zostać wykorzystany jako dowód w postępowaniu sądowym na okoliczność: podpisania dokumentu, jego treści i daty w jakiej podpisy zostały złożone.

Niezależnie od tego, na jakie rozwiązanie się zdecydujesz, pamiętaj, że zawsze lepsze będzie to, w efekcie którego na koniec masz podpisaną umowę. A jeśli będziesz miał wątpliwości jaka forma jej zawarcia będzie najlepsza lub problematyczne będzie dla Ciebie odpowiednie sformułowanie jej treści. Sprawdź, jak możemy Ci w tym pomóc.