O tym, że umowa w prowadzeniu biznesu jest kluczowa z pewnością wiesz, bo temat ciągle wraca. Ale czy masz świadomość, że samo posiadanie dobrej umowy to dopiero połowa sukcesu? Druga połowa to przygotowanie optymalnych warunków, wspomagających skuteczne działanie umowy, a jednocześnie wprowadzenie takich rozwiązań, które wspierają ogólny rozwój Twojej firmy. W Pewnie nazywamy to wdrożeniem umowy, bo to kompleksowe podejście, którego celem jest doprowadzenie do symbiozy pomiędzy umową, a procedurami wewnętrznymi Twojej firmy. Taki sposób działania zwiększa skuteczność postanowień umownych i daje większe poczucie bezpieczeństwa – dlatego zależy nam aby dotrzeć z tym przekazem do jak największej liczby przedsiębiorców, aby i oni mogli efektywniej korzystać z umów.
O tym, dlaczego to takie ważne przekonał się nasz klient – dla celów tego odcinka nazwijmy go Panem Adamem. Otóż Pan Adam świadczył usługi, których odbiorcami byli głównie przedsiębiorcy. I jako świadomy przedsiębiorca, zwrócił się do nas z prośbą o stworzenie dostosowanej do jego potrzeb umowy, którą mógłby zawierać ze swoimi klientami przedsiębiorcami. Po otrzymaniu umowy Pan Adam nie zdecydował się na skorzystanie z pomocy przy jej wdrożeniu i zadowolony wrócił do prowadzenia firmy. Po około roku zadzwonił do nas wystraszony, bo jego klient zaczął mu grozić, że nie zapłaci wynagrodzenia, a dodatkowo będzie dochodził zwrotu tego, co już zapłacił, bo podobno jego prawnik mu powiedział, że tak może jako konsument. Tak, Pan Adam zawarł z konsumentem dostosowaną pod deale B2B, i niestety naraził się na poważne konsekwencje. Zapytasz – jak to możliwe? A no tak, że w firmie Pana Adama umowę obsługiwał dział administracyjny. Pracownicy tego działu odpowiadali za przesyłanie gotowych umów do klientów Pana Adama. Niestety pracownicy nieświadomie – bo nikt ich wcześniej nie przeszkolił, ze powinni na to zwrócić uwagę – przesłali klientowi konsumentowi umowę, która nie nadawała się do akurat tej sytuacji. Czy Pan Adam miał dobrą umowę? Tak, sami ją napisaliśmy. Czy uchronił się przed niechcianą odpowiedzialnością względem konsumenta? No niestety nie.
Z umowy, jak z każdego narzędzia, należy nauczyć się prawidłowo korzystać. Nikt nie urodził się z umiejętnością obsługi komputera, każdy na pewnym etapie swojego życia nabył tę umiejętność. Tak samo jest z umową, nikt nie rodzi się z umiejętnościami niezbędnymi do obsługi umów – niektórzy, jak prawnicy, w międzyczasie kończą odpowiednie studia, które mniej lub bardziej uczą takich umiejętności, ale co z resztą? Założę się, że gdybyś nie umiał samodzielnie obsługiwać komputera to: albo zadbałbyś o to, by Twój pracownik robił to za Ciebie, albo sam opanowałbyś ostatecznie tę sztukę, albo zrezygnowałbyś całkowicie z korzystania z niego. A co jeśli zamiast do komputera odnieść to do umowy? Czy chciałbyś korzystać ze sprzętu, którego nikt, łącznie z Tobą nie potrafi obsłużyć? To dlaczego korzystasz w ten sposób z umowy?
Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz być jak Pan Adam, o którym mówiłam na początku – wystarczy, że weźmiesz sprawy w swoje ręce i przejdziesz przez 6 kroków, które pozwolą Ci uniknąć błędów, a Ty i Twój zespół będziecie pewnie i świadomie korzystać z dobrodziejstwa, jakim jest dobra umowa.
Zaskakująco często przedsiębiorcy traktują umowę jak tajny dokument, którego treść może znać tylko przedsiębiorca, jego prawnik i kontrahent. A przecież przy realizacji kontraktu pracuje zespół – ktoś odpowiada za cześć finansowo-księgową, ktoś inny za kontakt z klientem, a jeszcze ktoś inny jedzie na miejsce i wykonuje usługę. Oznacza to, że oni wszyscy muszą wiedzieć kiedy wykonać należące do nich zadania – jeśli nie chcesz udostępniać współpracownikom całej umowy, zadbaj aby w inny sposób otrzymali potrzebne informacje, a jeśli boisz się o dochowanie tajemnicy, zadbaj o to, by ich wyjawienie im się nie opłacało, wprowadzając do umów stosowne postanowienia dotyczące poufności.
Umowa to specyficzne narzędzie. Dlaczego? Głównie ze względu na to, że jest pisana językiem prawniczym i dotyczy prawa i czasami jest to bariera nie do przejścia. My w Pewnie zawsze staramy się, aby nasze umowy nie były pisane zbyt skomplikowany językiem, ale mimo to, pewne kwestie mogą nie być zrozumiałe dla laika, a brak tego zrozumienia może mieć przełożenie na skuteczność umowy, a wręcz wprost decydować o tym, czy przedsiębiorca będzie z umowy korzystał, czy schowa ją do szuflady. Dlatego takie ważne jest zadbanie o zrozumienie umowy i jej kontekstu prawnego – bo jedno, to rozumieć że umowa dotyczy usług Twojej firmy, a drugie to np. wiedzieć, że nie można jej podpisać z konsumentem i z czego wynika ta przeszkoda.
Oczywiście nie chodzi o to, żeby z każdego robić prawnika, ani też o to, że nie da się prowadzić biznesu bez studiów prawniczych – da się i miliony przedsiębiorców udowadniają to każdego dnia. Ale przychodzi taki moment w rozwoju Twojej firmy, że wsparcie prawne i rozumienie pewnych prawnych niuansów jest konieczne, abym móc dalej bezpiecznie się rozwijać. Pan Adam, którego historią podzieliłam się na początku nie kwestionował konieczności posiadania dobrej umowy, ale jednocześnie nie docenił wagi problemu, jakim jest brak wiedzy wyjściowej, niezbędnej do prawidłowej obsługi umowy.
Choć może to brzmieć drastycznie – zamawiam u prawnika umowę a potem muszę jeszcze nauczyć się prawa, żeby móc z niej korzystać. To po co mi ta umowa? Ale to nie tak. Chodzi o poznanie pewnych niuansów i zadbanie, aby osoby obsługujące umowę potrafiły je dostrzec. Gdyby pracownicy Pana Adama rozumieli, że umowa z konsumentem wymaga wiele dodatkowych postanowień, których w ich umowie nie ma i mieli świadomość jak rozpoznać czy ich klientem jest konsument, czy nie, to Pan Adam uniknąłby stresu, utraty wynagrodzenia i ryzyka grzywny, za naruszenie prawa konsumenta. Wierzcie, przeszkolenie pracowników to raptem kilka godzin, które kosztują mniej, niż potencjalne utrata całego wynagrodzenia na duże zlecenie, sami zdecydujcie, co się lepiej opłaca.
Częścią składową większości umów są terminy, daty, procedury. Podpisujesz z klientem umowę, żeby dawała Ci poczucie kontroli i stabilności – nic o mnie beze mnie. Ale kontrolę tę możesz bardzo łatwo utracić, jeśli nie zapanujesz nad terminami i obowiązkami, które umowa nakłada na Ciebie. Warto więc zadbać o monitorowanie tych terminów, zwłaszcza, jeśli w tym samym czasie realizujesz więcej kontraktów i każdy ma swój harmonogram. Jeśli zadbasz o wdrożenie dwóch wcześniejszych kroków, będzie Ci o wiele łatwiej, bo będą się tym zajmować konkretni pracownicy, z konkretną wiedzą. Pozostanie Ci tylko wybranie odpowiednich narzędzi, automatyzacja i stworzenie procedur, z których pracownicy będą korzystać.
A jak już przy procedurach jesteśmy – nie obejdzie się bez dobrej organizacji tzw. papierów oraz płynnego przepływu informacji. Ustal spójny i jednolity system przechowywania dokumentów – umowa to dopiero początek. Sam pewnie wiesz, że niektóre kontrakty potrafią generować mnóstwo dodatkowych dokumentów – załączniki, protokoły, raporty, aneksy… Każdy ten dokument jest równie ważny jak umowa i do każdego powinien być łatwy i szybki dostęp. Dlatego zorganizowany system archiwizacji potrafi być naprawdę pomocny. Pomocne może okazać się wprowadzenie jednolitego systemu numeracji, a w przypadku dokumentów papierowych posłużenie się kodem kolorystycznym. A jeśli już zdecydujesz jaki system przyjmiesz, zadbaj aby Twoi pracownicy dostali zrozumiałą, wyczerpująca instrukcję, jak z niego korzystać.
Podobnie sprawa ma się z wymianą informacji… maile, telefony, smsy, WhatsApp, Signal… mnogość komunikatorów i łatwość w dostępie do nich jest ułatwieniem, ale w kontekście organizacji firmyo obiegu informacji pomiędzy pracownikami, potrafi bardziej skomplikować, niż pomóc. W tym kontekście po pierwsze warto ustalić za pomocą jakiego środka komunikacji pracownicy powinni kontaktować się między sobą. Po drugie zawsze powinieneś mieć kontrolę nad tym, jaki sposób komunikacji został wpisany do danej umowy, bo może to mieć potem kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia, czy jakieś ustalenia są wiążące, czy też nie.
Umowa to nie jest odrębny byt – zwykle dotyka ona w pewien sposób każdego z aspektów Twojego biznesu. Pewne postanowienia w umowie mogą dotyczyć księgowości, inne działu sprzedaży a jeszcze inne HR. Wprowadzenie rozwiązań przedstawionych we wcześniejszych krokach, doprowadza nas do efektu pełnej spójności. Jeśli umowa jest naprawdę dobra, to jest też kompleksowa – np. zawiera postanowienia dotyczące konkurencyjności i poufności oraz te z zakresu ochrony danych osobowych. Zadbaj więc, żeby działania polegające na wykonaniu usługi wynikającej z umowy, nie naruszały np. Twoich wewnętrznych ochrony danych osobowych.
Może być też tak, że pewne rzeczy w Twojej firmie outsorsingujesz i usługodawca wykonuje je tylko w konkretne dni tygodnia – zadbaj, aby Twoi współpracownicy o tym wiedzieli i nie oczekiwali, że księgowa zrobi coś w środę, skoro do waszej dyspozycji jest tylko w poniedziałki i muszą zaczekać do przyszłego tygodnia.
Jeśli prawidłowo wdrożysz umowę, wtedy Twoi współpracownicy ją obsługujący, z łatwością będą mogli weryfikować poprawność swoich działań, z wewnętrznymi procedurami, a Ty dzięki temu będziesz zabezpieczony przed niepożądanym wypływem danych czy opóźnieniach w realizacji umowy.
Krok szósty jest długodystansowy, ale nie znaczy, że mniej ważny. Niestety wielu przedsiębiorców go pomija, a moim zdaniem jest on kluczowy, dla stwierdzenia, czy wdrożenie umowy przebiegło pomyślnie. Bo co z tego, że stworzysz procedury i wytyczne, ujednolicisz zasady i przeszkolisz pracowników, jeśli nie będą się przykładać ich przestrzegać, to Twój trud pójdzie na marne.
Dlatego warto sprawdzić jak pracownicy sobie radzą, co ich przerasta, czego nie stosują i dlaczego, a co naprawdę się sprawdziło i ułatwiło ich pracę. Warto monitorować co się dzieje po podpisaniu umowy oraz jak przebiega proces jej negocjowania z klientem. Bo wytropienie małych potknięć może uchronić Cię przed poważniejszymi konsekwencjami. Zweryfikuj też poziom wiedzy swoich pracowników, sprawdź czy są w umowach takie postanowienia, których nie rozumieją i stosują je na tzw. czuja. Prowadząc biznes, nie możesz sobie pozwolić na takie nieprecyzyjne działanie, bo potem kończy się jak u Pana Adama, który mógł uniknąć problemu, gdyby zapewnił swoim pracownikom choćby krótkie szkolenie, aby potrafili odróżnić przedsiębiorcę od konsumenta.
Ze swojego doświadczenia dodam jeszcze, że z każdej umowy można się czegoś nauczyć, nawet jeśli to jest kolejny raz podpisywanie tego samego wzoru. A każda taka refleksja dziś, to mniej problemów w przyszłości.
I to był ostatni z kroków na drodze do wdrożenia umowy w Twojej firmie. Niektóre z tych kroków mogą wydawać się oczywiste, inne przekombinowane biorąc pod uwagę skalę Twojego działania. Ale nikt nie mówi, że musisz zrobić wszystko – oczywiście warto, pewne rozwiązania mogą być przydatne nawet tam, gdzie nie masz zespołu ludzi i większość rzeczy ogarniasz sam. Najważniejszym przesłaniem tego odcinka jest to, abyś miał świadomość, że zwykle dobra umowa to za mało i aby naprawdę Cię ochroniła, powinieneś stworzyć jej w swojej firmie odpowiednie środowisko.
O tym, że umowa w prowadzeniu biznesu jest kluczowa z pewnością...
Zobacz więcejPewnie jako przedsiębiorca non stop słyszysz o tym jak ważna w...
Zobacz więcej