Odpowiedzi na pytania dotyczące umów

Październik był miesiącem, w którym w sposób szczególny zajmowaliśmy się tematyką umów. Ale żeby nie mówić tylko o tym, co naszym zdaniem jest interesujące i ważne, oddaliśmy głos Wam – naszym słuchaczom i klientom. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które nam zadano. Możesz też wysłuchać naszego podcastu, w którym ekspertka udziela odpowiedzi na wszystkie pytania.

A jeśli stosuje oferty, to znaczy wysyłam je do klientów i potem oni je akceptują i na ich podstawie współpracujemy, to czy też powinnam stosować umowy? A jeśli tak to na którym etapie powinnam umowę przedstawić mojemu klientowi? I czy w ogóle możliwe jest połączenie tego systemu ofertowego z zawieraniem umowy, bo nie chciałabym tego zmieniać.

Stosowanie oferty może doprowadzić do zawarcia umowy nawet wtedy, kiedy umowa jako odrębny dokument nie powstaje. Czyli nie musisz rezygnować z systemu, który stosujesz i dodatkowo przesyłać klientowi umowy, natomiast ważne jest aby oferta, którą przesyłasz spełniała warunki pozwalające na zawarcie za jej pomocą umowy.

Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Po pierwsze zwracam uwagę, że nie ma wymogu nazywania takiego oświadczenia ofertą – czasem używane są określenia „zamówienie” czy „propozycja zawarcie umowy”. Znacznie ważniejsza od nazwy jest treść oferty i ja tworząc ją zwróciłabym uwagę na następujące kwestie:

• Aby oferta była stanowcza – co znaczy, że powinna być sformułowana w taki sposób, aby nie trzeba było wykonywać żadnych dodatkowych czynności aby doszło do zawarcia umowy – powinno wystarczyć tylko akceptowanie oferty.
• Aby oferta zawierała tzw. essentialia negotii – czyli w jej treści powinny znaleźć się istotne postanowienia umowne, takie jak wskazanie stron, przedmiotu czy wynagrodzenia.
• Aby oferta była zaadresowana – czyli skierowana do konkretnego adresata albo poprzez sprecyzowanie imienia i nazwiska czy firmy albo poprzez określenie konkretnych cech adresata np. przedsiębiorcy z branży budowlanej.
• Aby oferta była terminowa – czas obowiązywania oferty to  czas, kiedy jako składający ofertę musisz pozostać w gotowości do zawarcia umowy na zasadach w niej opisanych.

Jeśli jednak miałaby się pojawić umowa, to najlepiej zrobić z niej załącznik do oferty i zastrzec, że w calu akceptacji oferty należy odesłać podpisaną umowę. Tu tylko zwracam uwagę, że ofertowy tryb zawierania umowy sprawdzić się w przypadku takich umów, które nie wymagają konkretnej formy dla swojej ważności – np. jeśli przedmiot umowy wskazuje na konieczność przeniesienia praw autorskich, nie da się tego zrobić skutecznie za pomocą samej oferty.

Mam pytanie, bo nie do końca zrozumiałam tę kwestię – czy jeśli mam podpis elektroniczny ePUAP to znaczy, że mogę nim podpisać na przykład taką umowę z prawami autorskimi?

Nie, podpis ePUAP, nazywany także podpisem bankowości mobilnej, nie jest tym samym, co kwalifikowany podpis elektroniczny. Ten drugi to jedyny podpis elektroniczny o takiej samej mocy jak własnoręczny podpis na papierze. Jest to podpis elektroniczny certyfikowany i płatny – bo dostarczany przez zewnętrzne podmioty, posiadające uprawnienia do świadczenia takiej usługi. Przestrzegam więc przed myleniem tych podpisów i uznawaniem, że za pomocą ePUAP można podpisać skutecznie każdą umowę.

Na marginesie dodam, że w aplikacji mObywatel wprowadzono niedawno możliwość podpisania pięciu dokumentów w miesiącu podpisem kwalifikowanym całkowicie nieodpłatnie, niestety usługa w wersji nieodpłatnej jest dostępna tylko dla celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – ale jeśli nigdy nie korzystaliście z podpisu kwalifikowanego, to jest to ciekawa propozycja aby wypróbować taką usługę, zanim zdecydujecie się na wykupienie swojego podpisu jako przedsiębiorca.

Mam pytanie dotyczące umowy najmu. Czy powinienem się obawiać zmiany właściciela nieruchomości? I czy umowę zawartą na czas nieokreślony da się zabezpieczyć przed zmianą warunków najmu, w przypadku gdy nieruchomość trafi w ręce kogoś nowego?

Zgodnie z prawem w razie sprzedaży rzeczy najętej w czasie trwania umowy najmu, nowy właściciel wstępuje w rolę wynajmującego i może wypowiedzieć umowę najmu z zachowaniem ustawowych terminów – jest to o tyle niebezpieczne, że nie obowiązują go terminy i zasady wypowiedzenia uzgodnione wcześniej w umowie. Jeśli czynsz płaciłeś w miesięcznych transzach, to nowy właściciel będzie mógł wypowiedzieć Ci taką umowę w terminie miesiąca, nawet jeśli z poprzednim właścicielem byłeś umówiony na trzymiesięczny okres wypowiedzenia.

Niestety jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony to w przypadku zmiany właściciela pozostanie tylko dogadać się z nim a by nie chciał korzystać z przysługującego mu uprawnienia.

Gdyby to była umowa na czas określony to pod warunkiem, że byłaby zawarta w formie pisemnej i z data pewną, a nieruchomość zostałaby wydana najemcy, dałoby się zachować warunki umówione z poprzednim właścicielem. Dlatego przy zawieraniu umowy najmu zawsze należy uważnie rozważyć czy korzystniejsze będzie zawarcie jej na czas określony, czy nieokreślony.

Ponadto jeśli chodzi o datę pewną, to trzeba mieć na uwadze, że taką adnotację wprowadza notariusz i należy ją uzyskać przed zbyciem najętej nieruchomości przez wynajmującego.

Gdybyśmy chcieli zatrudnić kogoś, kto robiłby nam marketing (głównie chodzi o social media oczywiście), to jakie elementy warto byłoby zawrzeć w takiej umowie? Ewentualnie na co zwrócić uwagę, bo dostaliśmy gotowy wzór umowy, którą mielibyśmy podpisać. 

W przypadku takiej umowy zaczęłabym od ustalenia podstawowych warunków współpracy – zakresu czynności, jakie marketingowiec miałby wykonywać na waszą rzecz i za jakie wynagrodzenie. Ponadto, trzeba też zweryfikować, czy ta osoba prowadzi działalność gospodarczą i w jakiej formie – w tym celu trzeba sprawdzić rejestry Krajowy Rejestr Sądowy lub Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej. Jedną z kluczowych kwestii, na jakie zwróciłabym uwagę to prawa autorskie – marketingowiec będzie pewnie tworzył jakieś grafiki i filmiki na wasze social media, a takie treści są objęte ochroną, dlatego elementem umowy powinny być postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich. A skoro o prawach autorskich mowa, to przypominam również, że aby skutecznie przenieść prawa autorskie umowa powinna być zawarta na piśmie, z odręcznymi podpisami – ewentualnie w wersji elektronicznej ale to wymaga złożenia przez strony kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dodatkowo, jeśli marketingowiec będzie również występował w tych materiałach, należy zadbać o prawo do wykorzystywania jego wizerunku – powinien złożyć stosowne uprawnienie. Zadbałabym też o dokumenty wymagane zgodnie z RODO, czyli takie, w których spisane będą zasady przetwarzania danych osobowych.

Tak się składa, że działam w branży fitness. U nas nie praktykuje się raczej umów – klient wykupuje zajęcia ze mną albo z innym trenerem i po prostu zaczynamy pracować. Czy waszym zdaniem świadcząc usługi tego typu również powinnam podpisywać z klientami umowy? Dodam, że moimi klientami są po prostu ludzie, osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności.

Nie ma konieczności stosowania umów, czyli podpisywania umowy z każdym podopiecznym. Niemniej, rekomenduję zastosowanie innych dokumentów. Uważam, że warto abyś stosowała ogólne warunki umów, można je nazwać np. regulaminem, w których zebrane byłyby zasady współpracy z Tobą, np. procedura odwoływania treningów.

Podkreśliłaś, że Twoimi klientami są konsumenci, to ważne – jeśli siłownia, w której odbywasz z nimi treningi, nie jest jednocześnie siedzibą Twojej firmy, to znaczy, że zawierasz ze swoimi podopiecznymi umowę poza lokalem przedsiębiorstwa, a to z kolei wiąże się z prawem do odstąpienia od niej przez podopiecznego. Konkretne rozwiązania mogłabym zaproponować znając więcej szczegółów i specyfikę Twojej działalności.

Poza tym zwracam też uwagę na kwestie RODO – trenerzy personalni na potrzeby dostosowania treningu często potrzebują informacji o stanie zdrowia podopiecznego, a dane takie są danymi szczególnie wrażliwymi i trzeba je w odpowiednio chronić i przetwarzać.

Czy gwarancję jakości muszę wpisać do umowy?

Na tak postawione pytanie odpowiem nie – nie, bo nie ma obowiązku aby warunki gwarancji były częścią umowy. Jednak powinieneś stworzyć dokument, w którym spisane będą szczegółowe warunki udzielonej przez Ciebie gwarancji. Oczywiście warunki te możesz wpisać do umowy albo możesz stworzyć osobny dokument. Nie każda czynność prawna wiąże się z zawarciem umowy np. gdy kupujesz lodówkę w sklepie nie podpisujesz umowy, ale otrzymujesz gwarancję producenta, która jest umieszczana jako osobny dokument gdzieś w opakowaniu.

Pamiętaj też, że precyzyjne spisanie warunków gwarancji jest ważne nie tylko dla Twoich klientów, ale także dla Ciebie, bo to Twoje jednostronne oświadczenie i od jego treści będzie zależało jaką odpowiedzialność na siebie weźmiesz.

Jak zabezpieczyć moją prowizję za przekazane leady?

Po pierwsze i najważniejsze – podpisz umowę na dostarczanie leadów. W takiej umowie dokładnie określ wysokość Twojej prowizji, wskaż precyzyjnie, że chodzi o udział procentowy. I nie zapomnij wskazać od jakiej kwoty ten procent będzie liczony, bo to częsty błąd popełniany w tego typu umowach. Dodatkowo niech znajdą się tam zapisy regulujące moment, w którym nabywasz prawo do tej prowizji – to znaczy czy samo przekazanie leadu jest wystarczającą okolicznością, czy np. twoje prawo do prowizji ma być związane z zawarciem umowy z przekazanym przez Ciebie leadem.

Jednocześnie przestrzegam przed wprowadzaniem kar umownych jako formę zabezpieczenia obowiązku zapłaty prowizji, ponieważ prawo nie dopuszcza możliwości zabezpieczania w ten sposób zobowiązań o charakterze pieniężnym.

I to było już ostatnie z pytań. Mam nadzieję, że odpowiedzi okażą się pomocne. Jeśli macie umowy, których nie jesteście pewni, to oczywiście przypominam, że możemy je dla Was sprawdzić całkowicie za darmo. Jeśli nie zdążyliście zadać swojego pytania, to zachęcam do regularnego słuchania naszego podcastu – możliwe, że za jakiś czas znów będzie ku temu okazja i możecie być pewni, że odpowiedzi udzieli jeden z naszych ekspertów.